Tout ce qu'on a automatisé avec We Optimize

Quand on a lancé Purple, on faisait presque tout à la main. Vérifier les profils, relancer celles qui n'avaient pas terminé leur inscription, compiler les chiffres dans un tableur le dimanche soir, comparer les résultats des pubs d'une plateforme à l'autre…

Ça marche quand vous êtes quelques centaines. Beaucoup moins quand vous êtes des milliers.

Alors on a fait appel à We Optimize, une société liégeoise qui aide les entreprises à automatiser leurs tâches manuelles et à mieux suivre leurs chiffres. Et aujourd'hui, on vous ouvre les coulisses.

Le problème : du temps passé sur ce qui ne se voit pas

Une app comme Purple, ce n'est pas seulement ce que vous voyez sur votre écran. Derrière, il y a des dizaines de petites tâches répétitives :

• savoir qui s'est inscrite mais n'a jamais terminé son profil ;
• prévenir chaque utilisatrice quand son identité a été vérifiée ;
• suivre ce que rapportent nos campagnes de pub sur Instagram, TikTok ou Google ;
• garder un œil sur les signalements, les avis sur les stores, les inscriptions par ville…

Chacune de ces tâches prend quelques minutes. Mises bout à bout, ce sont des heures chaque semaine. Des heures qu'on préfère passer à améliorer l'app et à organiser des sorties.

Les emails qui partent au bon moment

Profil commencé mais pas terminé

Vous avez créé votre compte, puis la vie a repris le dessus ? C'est normal, et ça arrive à beaucoup d'entre vous.

Désormais, si un profil reste incomplet, un email part automatiquement pour vous rappeler ce qu'il manque : une photo, quelques centres d'intérêt, une bio. Pas un message générique, mais un rappel qui dépend de l'étape où vous vous êtes arrêtée. Et si vous ne terminez toujours pas, un second rappel quelques jours plus tard. Puis on vous laisse tranquille, promis.

Votre identité est vérifiée

La sécurité, c'est la base de Purple. Chaque compte est vérifié manuellement par notre équipe pour s'assurer qu'il n'y a que des femmes sur l'app.

Cette vérification reste humaine, et ça ne changera pas. Par contre, tout ce qui se passe autour est automatisé : dès qu'un profil est validé, vous recevez un email (et une notification) pour vous dire que c'est bon, avec quelques conseils pour bien démarrer. Si quelque chose bloque, par exemple une photo floue, vous recevez un message clair qui explique quoi faire, plutôt que d'attendre sans savoir.

Les autres petits emails qui font la différence

• Bienvenue en plusieurs étapes : les premiers jours, quelques emails pour découvrir la roue, les quêtes, les vocaux et les sorties, au rythme de chacune.
• Un match sans réponse : un petit coup de pouce quand une conversation n'a pas encore démarré.
• Une sortie près de chez vous : quand une sortie est publiée dans votre ville, les membres du coin sont prévenues.
• On ne vous a pas vue depuis un moment : un message doux pour vous montrer ce qui a changé depuis votre dernière visite, sans insister.

Côté équipe : moins de copier-coller, plus de temps pour vous

Les automatisations ne servent pas qu'à vous écrire. Elles nous aident aussi à mieux travailler :

• La file de vérification : les nouveaux comptes à vérifier arrivent dans une liste triée, avec une alerte quand l'attente devient trop longue. Objectif : que personne n'attende des jours avant de pouvoir utiliser l'app.
• Les signalements : chaque signalement est remonté immédiatement à l'équipe, classé par urgence, au lieu d'être découvert au détour d'une vérification.
• Les avis sur les stores : les nouveaux avis App Store et Play Store arrivent directement chez nous, pour qu'on puisse répondre vite, aux compliments comme aux critiques.
• Les partenaires : quand un établissement propose d'accueillir une sortie, sa demande est enregistrée et suivie automatiquement, sans se perdre dans une boîte mail.

Le dashboard : nos vrais chiffres, en temps réel

C'est sans doute notre automatisation préférée. Fini le tableur du dimanche soir : We Optimize nous a construit un dashboard qui rassemble tous nos chiffres au même endroit, mis à jour en continu.

Ce qu'on suit dans l'app

• les inscriptions, jour par jour et ville par ville ;
• le taux de profils terminés et de comptes vérifiés ;
• les matchs, les messages et les vocaux échangés ;
• les sorties créées et le nombre de participantes ;
• combien d'entre vous reviennent après une semaine, puis après un mois.

Ce qu'on suit côté pubs

Avant, chaque plateforme publicitaire avait son propre tableau de bord, avec ses propres chiffres. Impossible de comparer simplement.

Maintenant, les dépenses et les résultats de nos campagnes Meta (Instagram et Facebook), TikTok et Google remontent automatiquement dans le même dashboard. On voit, pour chaque campagne :

• combien elle a coûté ;
• combien de téléchargements et d'inscriptions elle a générés ;
• le coût réel par inscription, et surtout par profil vérifié ;
• les villes où elle fonctionne le mieux.

Ce dernier point change tout. Une pub qui amène beaucoup de téléchargements mais peu de profils terminés n'a pas la même valeur qu'une pub qui amène moins de monde, mais des filles vraiment motivées. Grâce à ce suivi, on sait où mettre notre budget, et où l'arrêter.

Le rapport du lundi matin

Chaque lundi, un résumé de la semaine arrive automatiquement dans notre boîte mail : les chiffres clés, ce qui a progressé, ce qui a reculé, et les campagnes à surveiller. Cinq minutes de lecture au lieu d'une soirée de calculs.

Ce qui ne sera jamais automatisé

On tient à être claires là-dessus : l'automatisation sert à nous libérer du temps, pas à remplacer l'humain là où il compte.

La vérification des profils reste faite par une personne. Les signalements sont traités par l'équipe. Les sorties sont organisées par de vraies femmes, pour de vraies rencontres. Et si vous nous écrivez, c'est l'une d'entre nous qui vous répond.

Pourquoi on vous raconte tout ça

Parce que Purple est une petite équipe, et qu'on aime vous montrer comment on travaille. Chaque heure gagnée sur une tâche répétitive, c'est une heure de plus pour améliorer l'app, préparer les prochaines fonctionnalités et faire grandir la communauté.

Et si vous avez vous-même une entreprise qui croule sous les tâches manuelles, allez jeter un œil à We Optimize. Ils pourraient bien vous faire gagner autant de temps qu'à nous 💜